– Говоря о стандартизации, нельзя не упомянуть систему управления, – отметил наш собеседник. – Эта система – не четвёртый этаж исполнительной дирекции, как думают некоторые. Это совокупность технических и организационных методов и мер, предназначенных для решения задач управления различными аспектами деятельности предприятия. На современном уровне развития науки об управлении и стандартизации система управления, бизнес-процессы чётко связаны и зафиксированы в стандартах на международном уровне. 

Система управления  включает в себя такие блоки, как управление бизнес-процессами и оргструктурами, управление нормативными документами – стандартами предприятия,  положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и так далее. 

Часто спрашивают: почему немцы и японцы производительно трудятся?  Может, потому, что менеджеры зарубежных компаний не тратят столько времени на проблемы управления, как их российские коллеги. Вместо решения стратегических задач российский руководитель зачастую вынужден заниматься решением этих организационных проблем, так как они порождают существенные потери и снижают эффективность производства. Внедрение системного менеджмента позволяет переложить устранение как реальных, так и потенциальных проблем на систему, а усилия руководства направить на создание и настройку системы.

Организационные проблемы должны сниматься ещё на уровне их появления, и принятые решения фиксироваться в нормативных документах. Поэтому можно  сказать, что предприятие, развивая и поддерживая систему управления нормативными документами, снимает львиную долю проблем, порождаемых извечными вопросами – кто что и когда должен делать. «Действенная система управления нормативными документами –  краеугольный камень качественной системы управления предприятием. Вот собственно те, кто управляет нормативными документами, и могут отмечать День стандартизации», – добавил Никита Зубов.

Система управления состоит из многих элементов подобно тому, как здание строится из кирпичей. И одной из важнейших её составляющих являются нормативные документы. «Это хранилище корпоративной мудрости – сборник общих правил исполнения бизнес-процессов, взаимоотношений и функционала  их участников, параметров документооборота», – поясняет Зубов.

Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждённый надлежащим образом. Можно сказать, что стандарт предприятия (СТП) – это своего рода договор всех участников бизнес-процесса о взаимодействии. А как гласит римское право, договорённости должны выполняться.

В ОАО «Иркутскэнерго» давно известен и используется в работе стандарт ИСО 9000 на системы менеджмента качества, реализуются проекты по разработке систем менеджмента на основе международных стандартов  ИСО-14001-2008 (экологический менеджмент) и  OHSAS 18001-2007 (система менеджмента охраны труда и здоровья персонала).

«Казалось бы, практически по всем вопросам уже введены соответствующие стандарты предприятия, – продолжает Никита Зубов, –  однако процесс не останавливается: с 1 октября в компании введено в действие 26 новых СТП и около десятка находятся на стадии согласования».

Разработки в области стандартизации не стоят на месте, готовятся стандарты на системы менеджмента социальной ответственности (SA8000), системы энергетического менеджмента и другие темы. Методология международных стандартов на системы менеджмента может быть применена к любой области, где требуются управляемое развитие и повышение эффективности деятельности.

– Несколько слов хотелось бы сказать о должностной инструкции и положении о структурном подразделении.   Логически это единый документ, описывающий функциональную область структурного подразделения.  Тщательно выстроенная  инструкция очерчивает круг обязанностей работника, определяет его уровень компетенции.   И совершенно справедливо, когда работники нашего отдела «заворачивают» отдельно  присланное положение или должностную инструкцию.  Хотя стоит сказать, что в последнее время отдельные документы присылают к нам на анализ всё реже и реже.  

В этом году случилось прорывное событие в области нашей деятельности: управление жизненным циклом  нормативных документов – СТП, положений, должностных инструкций –  было реализовано в системе электронного документооборота. Этапы жизненного цикла документов строго продуманы, списки согласования установлены, в карточке документа многие поля заполняются автоматически.  Мы старались выстраивать систему с максимальным удобством для пользователей.  Думаю, те работники, которые воспользовались предлагаемым сервисом, оценили его по достоинству, – говорит Никита Зубов.

Что касается управления бизнес-процессами, то в «Иркутскэнерго» в качестве стандарта при их описании и моделировании  принят формат описания бизнес-процессов в системе ARIS.  Это графическое изображение бизнес-процесса, плотно заполненное информацией с наименованием самой выполняемой функции об исполнителе, входящей и исходящей документации, используемых нормативных документах и информационных системах. Глядя на такую схему, можно получить полное представление об описанном процессе. ARIS живёт, развивается и будет ещё долго жить. Тем более что планируется в недалёком будущем, по мере наполнения и отладки моделей бизнес-процессов, разрабатывать специальные программы – скрипты и  автоматически получать должностные инструкции и положения о структурных подразделениях из базы моделей. 

«Планов у нас много, развитие системы  управления нормативными документами не остановилось, на лаврах почивать рано. Нам очень приятно, что многие наши предложения внедрены, реально поддерживают решение управленческих задач и поднимают саму систему управления на более качественный уровень», – отметил в заключение Никита Зубов.    

Всемирный день стандартизации отмечается 14 октября. 

Не забудьте поздравить коллег отдела управления бизнес-процессами и стандартизации с праздником. Впрочем, поздравляем также и тех, кто сам разрабатывает СТП, занимаясь стандартизацией и улучшением своей деятельности.