Особенности Оpen Space Technology (технологии «Открытое пространство») в том, что она способна предложить варианты бесконфликтного согласования групповых решений, формирования общих приоритетов, выявления, продумывания и разработки конкретных шагов для достижения желаемых целей.

За первый день конференция в формате open space участники предложили и рассмотрели 27 проблем, возникающих при реализации ремонтной и инвестиционной программ «Иркутскэнерго». Затем из этого перечня выбрали семь основных, каждая из которых получила свой сектор «открытого пространства» – отдельный стол с ноутбуком, за которым участники могли обсуждать проблему и предлагать способы её решения. При этом каждый мог поработать в любой «зоне», а затем переместиться в другую. 

Такая форма работы в «Иркутск-энерго» опробована впервые, рассказал главный инициатор мероприятия директор по ремонту и капитальному строительству ОАО «Иркутскэнерго» Валерий Юшманов.  Идея возникла после семинара «Бережливое строительство» с участием британского профессора Пола Холлингворса, эксперта по эффективности проектов, организованного учебным центром в июне этого года.

– Идея нам очень понравилась, – говорит Юшманов. – Прежде всего, потому, что мы не рассматривали реализацию инвестиционного проекта в комплексе, начиная от планирования, снабжения, поставки и до собственно реализации и ввода объектов в эксплуатацию. То есть мы обсуждали отдельные бизнес-процессы или подпроцессы, а проблемы чаще всего возникают именно на стыке разных процессов. Большинство проблем невозможно решить в рамках одного бизнес-процесса. 

По мнению организаторов, формат, где представители всех участников инвестпроекта на равных высказывают свои мысли и предложения, позволяет создать атмосферу сотрудничества, единства общих целей и задач, что повышает эффективность работы. 

– Всё здесь зависит только от участников – такова технология, – пояснила Марина Соболева, директор учебного центра «Иркутскэнерго». – Организаторы не вмешиваются в процесс, только помогают его структурировать по заранее озвученным правилам работы в «открытом пространстве». Участники совещания – опытные, высококвалифицированные руководители и специалисты, они не только выдвигают проблемы, но и формулируют их таким образом, чтобы обсудить и выработать какое-то решение. Очевидна заинтересованность каждого. Такое количество задач за столь короткое время невозможно рассмотреть на обычном аудиторном пленарном заседании. Этот современный метод подходит, если требуются наиболее широкий охват и вариативность в действиях, которые, несомненно, приведут к изменениям. 

В «открытом пространстве» встретились представители технических служб исполнительной дирекции «Иркутскэнерго», которые непосредственно формируют инвестиционные и ремонтные планы работ, проектировщики, представители подрядных организаций – внешних и дочерних обществ «Иркутскэнерго», заказчики работ – директора и главные инженеры электростанций, представители дирекции по ремонту и капитальному строительству.

В числе наиболее актуальных вопросов большинство участников конференции назвали загрузку ремонтного персонала в зимний период, уровень квалификации ремонтного персонала, качество проектно-сметной документации и планирования, поставки материально-технических ресурсов.

– Были и предложения по решению этих проблем, довольно нестандартные, – отметил Валерий Юшманов. – Мы давно пытаемся административно решать проблему загрузки ремонтного персонала в четвёртый и первый кварталы. Сегодня получается, что в четвёртом квартале у ремонтников гораздо больше работы, чем в первом, хотя оба периода зимние. Дело в том, что заканчивается финансовый год, и пока мы формируем и корректируем планы на следующий год, согласовываем бюджеты, проводим конкурсы, ремонтники простаивают. Группа, обсуждавшая этот вопрос в «открытом пространстве», предложила простое решение: составлять отдельный план на первый квартал. Думаю, это потребует от нас дополнительных усилий по планированию, но игра стоит свеч, потому что мы эффективно будем использовать время. 

Участники рассчитывают, что предложения будут приняты руководством компании. 

– Со своей стороны мы готовы участвовать в разработке соответствующего стандарта и положения и стать пилотной площадкой для этого проекта, – заверил директор Усть-Илимской ТЭЦ Александр Кровушкин. – Хочется видеть перспективу, кто и как будет работать с предложениями этой конференции, чтобы энтузиазм и проведённая работа не пропали даром.

Директор подрядной организации ЗАО «Спецэнергоремонт» Сергей Ищенко отметил, что дальнейшая реализация предложенных участниками мер требует более высокого уровня принятия решений и контроля, а на конференции представлены не все подразделения, от которых может зависеть их реализация. При этом выбранный формат работы, по мнению собеседника «СЭ», наиболее плодотворный. 

– Потенциал каждого участника очень высок, – говорит Сергей Ищенко. – Даже наблюдатели, которые могут не сталкиваться с проблемой, имеют возможность подключить свой интеллектуальный потенциал к её решению. Работает синергия коллективного разума. 

Самые острые вопросы для предприятия-подрядчика – те же, что и у заказчика: загрузка в межремонтный период, качественное планирование работ, удержание квалифицированного персонала. Например, работники подрядной организации, достигая определённого уровня мастерства, могут уходить за более высокой зарплатой. Как удержать ценного сотрудника, вовремя ротировать кадры, может быть, найти возможность перевести его к заказчику – интересных тем много.

Обсуждение серьёзных вопросов, которые не всегда удаётся задать на совещаниях, в неформальной обстановке открывает новые возможности для повышения качества работы, считает директор компании «Сибстрой» Елена Ким. Возглавляемая ею компания занимается ремонтом теплосетей в Иркутске, Усолье-Сибирском и Ангарске.

– Все проблемы наболевшие, нет неважных, – говорит руководитель «Сибстроя». – Наше предприятие проходит все этапы: сталкиваемся и с заказчиками, и с проектировщиками, и  с поставщиками. Теперь мы пересмотрим некоторые моменты, которые тормозили нашу работу. Мы, подрядчики, услышали заказчика, поняли, что не только у нас есть трудности. Надеюсь, и мы были услышаны. 

Мнения разных участников ремонтной и инвестиционной программ были очень ценными, считает Никита Зубов, руководитель отдела управления бизнес-процессами и стандартизации ТД «Иркутскэнерготрейд». Одна из важных идей, которая прозвучала на конференции, – необходимость вести аудит процесса ремонта и капитального строительства в целом, а не отдельных его частей. Вторая свежая идея, пусть не такая глобальная, – использование электронных календарей-«напоминалок», рассылка участникам процесса напоминаний за несколько дней до дедлайна. Создание и поддержка такого календаря не очень затратны, но он будет полезен и удобен для всех участников процесса. 

Результаты рассмотрения проблем проведения совещания в новом формате с использованием технологии «Открытое пространство» превзошли все ожидания организаторов и участников. Что касается информации о проблемах, которые не попали в число наиболее важных и обсуждаемых, она также будет использована и не выйдет из поля зрения компании, пообещал Валерий Юшманов.